SAP Document and Reporting Compliance (DRC)

Die Pflicht zur E-Rechnung kommt in drei Stufen:

• Ab 01.01.2025: Unternehmen in Deutschland müssen elektronische Rechnungen in strukturiertem Format empfangen können – zum Beispiel über eine einfache E-Mail-Adresse.
• Ab 01.01.2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz ab 800.000 € müssen solche Rechnungen im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format aktiv versenden können.
• Ab 01.01.2028: Die Versandpflicht gilt im inländischen B2B-Geschäft für alle Unternehmen. Rechnungen ins Ausland sind davon noch nicht betroffen.

Kurz gesagt: Seit 2025 sollten Sie technisch vorbereitet sein, 2027 müssen viele Unternehmen aktiv versenden, 2028 trifft es alle. Wer früh startet, reduziert Projektdruck und vermeidet Notlösungen.

Ab dem 01.01.2027 gilt eine Rechnung ohne vorgeschriebenes elektronisches Format nach § 14 UStG als ungültig. Das hat direkte Folgen:

• Rechnungsempfänger könnten diese „sonstige Rechnungen“ nicht bezahlen – Umsätze verzögern sich oder fallen aus.
• Geschäftsbeziehungen geraten unter Druck, im Extremfall verlieren Sie Kund:innen.
• Besonders kritisch: Ein Vorsteuerabzug aus ungültigen Rechnungen darf nicht gezogen werden.

In der Summe entstehen erhebliche Liquiditätsrisiken – bis hin zur Gefahr einer Insolvenz, wenn Fehler sich häufen oder lange unentdeckt bleiben.

SAP Document and Reporting Compliance ist die SAP-Standardlösung, mit der Sie elektronische Rechnungen erstellen, versenden, empfangen, verarbeiten und validieren können – und das vollständig integriert in Ihre SAP-Prozesse. Damit bleibt Ihr System „Clean Core“-konform: Vom Kundenauftrag über die Faktura bis zum Zahlungsausgleich bildet SAP DRC den gesamten Order-to-Cash-Prozess in einem System ab.

Wichtige Unterschiede zu vielen Drittanbieter-Lösungen:

• SAP-Standard statt Insellösung – Sie bleiben in der gewohnten SAP-Welt.
• International einsetzbar in über 60 Ländern und angebunden an Netzwerke wie Peppol.
• Das „R“ in DRC steht für Reporting: Neben E-Invoicing deckt SAP DRC auch gesetzliche Meldepflichten ab, etwa Umsatzsteuervoranmeldungen über Elster oder Quellensteuermeldungen.

SAP ergänzt SAP DRC laufend um neue gesetzliche Anforderungen, sodass Sie von einem Produkt profitieren, das mit den Regularien mitwächst.

SAP DRC ist flexibel einsetzbar: Es läuft mit S/4HANA und mit SAP ECC 6.0 ab EHP1. Sinnvoll ist der Einsatz auf ECC meist ab EHP8, weil ältere Versionen nur einen eingeschränkten Funktionsumfang bieten. Zudem wird bei SAP-ECC-Systemen hauptsächlich E-Invoicing unterstützt.

In der Praxis bedeutet das:

• Mit S/4HANA bilden Sie sowohl E-Invoicing als auch E-Reporting ab.
• Auf ECC-Basis setzen Sie E-Invoicing um, Reporting bleibt weitgehend außen vor.

SAP DRC wird als Cloud-Lösung über die SAP Business Technology Platform (BTP) betrieben. Dadurch können wir auch On-Premise-Systeme über einen Cloud Connector zuverlässig anbinden – ohne Ihr Kernsystem aufzubrechen.

SAP DRC ist nicht automatisch im S/4HANA-Lizenzumfang enthalten. Für die Nutzung entstehen zusätzliche Lizenzkosten. Die SAP Business Technology Platform können Sie grundsätzlich kostenlos nutzen. Für die SAP-DRC-Software benötigen Sie separate Lizenzen, entweder direkt über SAP oder über einen Implementierungspartner – wie adesso. Die Lizenzierung erfolgt in Jahresblöcken à 10.000 elektronische Dokumente. Mit wachsendem Belegvolumen sinkt der Preis pro einzelner elektronischer Rechnung. So bleiben die Kosten auch bei großer Skalierung gut kalkulierbar.

Die technische Drehscheibe ist die SAP Business Technology Platform (BTP):

• Ihre Rechnungen laufen vom ERP-System in die BTP,
• werden dort validiert,
• und anschließend an Kunden, Finanzbehörden oder das Peppol-Netzwerk übertragen.

Die SAP DRC, Cloud Edition bringt zentrale, vorkonfigurierte APIs für viele nationale Meldeplattformen bereits mit. Dadurch ist z. B. die Peppol-Anbindung vollständig integriert und eine Peppol-ID lässt sich in wenigen Minuten direkt in der BTP anlegen.

Für zahlreiche weitere – insbesondere neue – Länderanforderungen sind Schnittstellen bereits vorbereitet und müssen häufig nur noch aktiviert werden.

adesso business consulting hat in den letzten Jahren umfassende Erfahrung mit SAP-DRC-Projekten aufgebaut: von Ein-Land-Rollouts bei Familienunternehmen bis zu global gestuften Rollouts im Rahmen unternehmensweiter Templates.

Bereits umgesetzt wurden mehr als ein Dutzend Länder, darunter in Deutschland, Frankreich, Belgien, Dänemark, Irland, Niederlande, Polen, Slowakei und Mexiko sowie E-Reporting in den USA und Kanada.

Unser Ansatz geht über die reine Technik hinaus:

• adesso business consulting begleitet Sie fachlich und im Change Management,
• nimmt Unsicherheiten beim Umgang mit E-Invoicing und E-Reporting
• und sorgt dafür, dass Ihre Teams die neue Lösung im Alltag sicher nutzen.

Sie suchen einen Umsetzungspartner mit Praxis-Erfahrung in mehreren Ländern? Kommen Sie auf uns zu – wir sprechen mit Ihnen über Ihre Anforderungen und zeigen konkrete Projektbeispiele aus erfolgreichen SAP-DRC-Einführungen.

Für noch mehr fachliche Tiefe und aktuelle Einblicke in länderspezifische Anforderungen und gesetzliche Regulatorik können Sie auf unserem Blog vorbeischauen. Dort finden Sie weiterführende Artikel und konkrete Praxisbeispiele.